10 nejdůležitějších věcí, které si musíte pamatovat, když pořádáte event

Plánování akce může být náročné. Jakékoliv chybné kroky mohou mít kritické následky pro vaše akci a vaši značku, takže je důležité si připravit základní kontrolní seznam (checklist), dokud se nacházíte ve fázi plánování, a později si doplnit podrobnosti.

Proto jsme připravili seznam TOP 10 nejdůležitějších věcí, na které byste neměli zapomenout. Tyto věci vám pomohou zajistit, aby vaše akce probíhala hladce a zredukujete tak šance, že se něco pokazí.

 

 

 

1. Cíl vaší události

Proč se koná akce? Budete překvapeni, kolik lidí si myslí, že uspořádat event je skvělá myšlenka, ale když se zeptáte na cíl akce, nedokážou ho jasně zformulovat. Ujistěte se, že existuje jasná mise a obchodní důvod uspořádat událost - otevření nového zařízení, fundraisingových událost s jasným finančním cílem, uvedení nového produktu na trh, vzdělávací konference ... Pokud nemáte definovaný cíl, vaše událost může být v konečném důsledku jen vyhozené peníze bez jakékoliv odezvy.

 

2. Vyberte si skvělé místo, které budou návštěvníci chtít navštívit

Vaše volba místa konání bude pravděpodobně jednou z největších výdajových položek. Pokud má vaše společnost vlastní prostory - skvělé - pokud ne, musíte si vybrat nějaké externí. Při výběru prostor pro váš event nezapomeňte zvážit všechny důležité faktory.

 

3. Koho zvete? (Znáte své cílové publikum)

V závislosti na typu události, kterou pořádáte, byste měli pečlivě zvážit, kdo by měl být pozván na vaši událost. Je to něco, kde by měla by široká veřejnost? Je to něco, co je vhodné pouze pro vybrané členy vaší cílové skupiny, například obchodní zákazníky nebo partnery? Definování cílové skupiny pro vaši událost je jedním z klíčů k dobré účasti. Tomuto tématu z hlediska konference jsme se věnovali již v jednom z našich předchozích blogů. Najdete ho ZDE: https://www.inviton.cz/blog/5-faktu-ktere-musite-vedet-o-ucastnicich-vasi-konference

 

4. Dejte vědět o své události

V těchto dnech jsou lidé zaplaveni sociálními médii, e-maily, ale faktem zůstává, že většina lidí uvádí, že nejraději dostávají pozvánky prostřednictvím e-mailu. Máte spolehlivou emailovou databázi, kterou můžete použít na poslání pozvánek? V závislosti na typu události byste měli zvážit zda zašlete pozvánky formou newsletteru, nebo budete potřebovat i zpětnou vazbu od účastíkov. V tom případě je vhodné poslat RSVP pozvánky. Abyste po rozeslání pozvánek neměly ve vaší mailové schránce záplavu mailů se zpětnou vazbou je vhodné použít registrační systém, který je schopen posílat RSVP pozvánky a sbírat zpětnou vazbu. Takto budete moci získat dodatečné informace od vašich účastníků jako například stravovací preference v případě, že budete podávat jídlo.

 

5. Celková logistika (od značení a parkování až po jídlo)

Mohou se to zdát jako malé věci, ale v konečném důsledku mohou eskalovat do velkých problémů, pokud se jim nevěnuje náležitá pozornost. Dobře vyřešena doprava a parkování přispívají k bezpečnosti vašich účastníků a jasné značení může pomoci zajistit, aby každý věděl kam jít - toto je často podceňována součást eventů.

Jídlo. Budete podávat jídlo? Kolik? Jaký druh? Teplé? Studené? Odpovědi na tyto otázky jsou často zodpovězeny třemi faktory - počtem lidí, které zvete, rozpočtem a typem akce. Catering může být drahý a poslední věc, kterou chcete, je aby na vaší akci došlo jídlo a někdo zůstal hladový.

 

6. Program pro účastníky vaší akce

Máte pozvaných hostů, zajistí jídlo, orientační tabule, účel události - ale co teď? Jak zabavíte lidí na vaší akci? V závislosti na cíli vaší akce máte mnoho možností. Zde je jejich pár:

Zajistěte kvalitního řečníka: Může to být známá osobnost, moderátor, nebo i někdo z vaší společnosti.
Nabídněte prohlídku zařízení, pokud je místo, kde se událost koná něčím zajímavá.
Zorganizujte hry - i dospělí se rádi hrají
Doplňkové online aktivity prostřednictvím sociálních médií: Twitter chat, Instagram stream, Facebook soutěž atd.
 

7. Dárky

Dejte vědět účastníkům, že si vážíte to, že přišli na vaši akci a po skončení akce jim darujete dárek. V závislosti na typu a cíle vaší akce, případně vaší společnosti můžete darovat návštěvníkům váš produkt, nebo hledat sponzory, kteří vědí poskytnout dárky, takže nemusíte utrácet další finanční prostředky na reklamní předměty. Na druhé straně dárek, který dáte hostu něco mluví také o vaší společnosti a éra levných, neoriginálních reklamních předmětů je už dávno pryč.

 

8. Personální zajištění akce

Každá událost musí být řádně personálně obsazena, takže je nezbytné, abyste měli své zaměstnance na palubě. Udělejte si plán, který bude vyhovovat i vašim zaměstnancům. Nejhorší způsob, jak začít event, je mít nespokojených zaměstnanců.

 

9. Zdokumentujte svou událost

Foťte, točte videa a sdílejte je na svém webu a na sociálních sítích - je to skvělý způsob, jak ukázat interakci a jinou stranu vaší společnosti. Nemusí to však znamenat najímání profesionálního fotografa. Pokud to váš rozpočet umožňuje, skvělé. Pokud ne, promluvte si se svými zaměstnanci a zjistěte, zda má někdo rád fotografování jako hobby. Nezapomínejte však na GDPR a fakt, že návštěvníci musí souhlasit se zveřejeným fotografii, na kterých se nacházejí. Elegantně je možné to vyřešit rozdáním nálepek a každý účastník, který nesouhlasí se zveřejněním foto, na níž je, si nálepku nalepí na viditelné místo, např. na rameno.

Dalším skvělým způsobem, jak dokumentovat úspěch události, je i zveřejnění referencí od účastníků. Tyto referencí mohou být použity, opět s jejich povolením, na vašich webových stránkách a v budoucích marketingových materiálech. 

 

10. Shrnutí a zpětná vazba

Po skončení akce si vždy přejděte se svým týmem celou událost a snažte se získat co nejvíce zpětné vazby. Zjistěte, co fungovalo a co nebylo podle plánu, abyste mohli zlepšit při přípravě dalšího eventu!