Organizátor jednoho z největších slovenských festivalů nás oslovil s výzvou, kterou dobře zná každý, kdo spolupracuje s desítkami až stovkami partnerů:

Jak jednoduše, spolehlivě a bez chaosu spravovat registraci stovek hostů od více než 300 partnerů a dodavatelů – bez nutnosti ruční komunikace a rizika zneužití vstupenek?

Organizace vícedenní konference si vyžaduje precizně zvládnutý proces registrace a vstupní kontroly. Klient nás oslovil s požadavkem na import vlastního seznamu účastníků, tisk jmenovek na místě konání akce, kontrolu vstupů během několika dnů a následný přehled o docházce.

Organizovat velké expo je samo o sobě výzva, a když k tomu přidáte různé typy návštěvníků, VIP zónu, tisk jmenovek, kontrolu vstupů a ještě výdej jídla a kávy – to už chce pořádný systém. A právě tady přichází na řadu Inviton.cz.

 Zadání klienta

Organizátor firemního eventu potřeboval efektivní řešení pro:

⚠️ Rychlou registraci při vstupu – seznam účastníků byl v Excelu, ale při vstupu bylo potřeba ověřit jejich identitu a zobrazit hostesce doplňkové údaje pro vydání triček.
⚠️ Vydávání identifikačních pásek – každý účastník měl obdržet saténovou pásku s QR kódem, kterou by používal během eventu.
⚠️ Kontrolu nápojových kreditů – zaměstnanci měli nárok na 4 drinky, zatímco manažeři mohli konzumovat neomezeně. Systém měl automaticky sledovat, kdo si ještě může objednat a kdo již vyčerpal svůj limit.
⚠️ Export údajů po eventu – organizátor požadoval přehled o počtu přítomných hostů a statistiky konzumovaných drinků.

Pořádání eventu může být náročným procesem, kde každý detail má své místo. Jednou z klíčových úloh je správa seznamu hostů a zajištění, aby byly všechny informace správně zaznamenány. Ruční správa seznamu hostů může být časově náročná a organizátor se může snadno ztratit v seznamu. Naštěstí existuje řešení, které může organizátorům pomoci zlepšit a zjednodušit tento proces – guestlist software. V tomto článku se podíváme na důvody, proč by organizátoři měli využívat guestlist software na svých eventech a jak jim může tento software pomoci s organizací a správou hostů.

Ať už pořádáte online konferenci, workshop, koncert, nebo jakýkoli jiný zpoplatněný event a hledáte systém, který vám kromě prodeje vstupenek zajistí i streamování obsahu, jste na správné adrese.

Určitě i vy přemýšlíte, jak si zajistit příjem během všech aktuálních omezení souvisejících s koronavirem, zatímco jsou všechny veřejné akce zakázané.

Aby kultura, která v současné chvíli zažívá těžké časy přežila, je důležité, aby se akce konaly i nadále ve formě, jakou nám situace a technologie umožňují. Rádi bychom vám proto nabídli možnost prodeje ONLINE akcí, které se konají ve virtuálním prostředí formou video streamu.

Plánování akce může být náročné. Jakékoliv chybné kroky mohou mít kritické následky pro vaše akci a vaši značku, takže je důležité si připravit základní kontrolní seznam (checklist), dokud se nacházíte ve fázi plánování, a později si doplnit podrobnosti.

Proto jsme připravili seznam TOP 10 nejdůležitějších věcí, na které byste neměli zapomenout. Tyto věci vám pomohou zajistit, aby vaše akce probíhala hladce a zredukujete tak šance, že se něco pokazí.

Pokud plánujete akci, na které budete využívat jmenovky určitě řešíte jak co nejefektivněji vytisknout jmenovky, aniž byste zruinovali svůj rozpočet a zároveň neměli zbytečně mnoho odpadu.

Předtištěné jmenovky mohou být problémem, protože do výroby je musíte zadat několik dní před samotnou konferencí a přitom ještě den před eventem se vám mění jména na seznamu hostů.

Online marketing patří mezi nejčastější formy propagace eventů. Reklamy na Facebooku, Instagram a Google jsou dnes významnou součástí každé kampaně - ať si je spravujete sami, nebo si najímáte specialisty.

Neustálý vývoj a vylepšení v oblasti online marketing jej stále posouvají vpřed. Postupně jsme si zvykli na detailní statistiky, možnosti cílení reklamy nebo Pay-Per-Click model (PPC), při kterém platíme jen za kliknutí.

Jmenovky se mohou zdát jako malý detail vaší akce, ale jsou jednou z hlavních složek celkového zážitku účastníků.

Dobře navržený badge poskytuje účastníkům nejrelevantnější informace a umožňuje jim, aby navzájem snadno networkovali. Zde je 6 tipů, které vám pomohou navrhnout zajímavé a efektivní badge pro vaši konferenci:

Chcete-li vytvořit skutečně úspěšnou událost - konferenci nebo workshop, musíte pochopit vašich účastníků akce. Když společnost vytváří produkt, první věc, o které si myslí, je potenciální zákazník. Jako organizátor konference si musíte nejprve určit, kdo je váš účastník akce, a to ještě předtím, než vytvoříte webovou stránku události, vyberete platformu na registraci účastníků nebo začnete prodávat vstupenky.