Prodej vstupenek, fakturace a eventová aplikace pro odbornou konferenci

 Zadání klienta

Klient pořádal odbornou konferenci a potřeboval komplexní řešení, které pokryje celý životní cyklus eventu – od prodeje vstupenek až po komunikaci s účastníky po skončení konference. Konkrétní požadavky byly:

• prodej několika typů vstupenek s různými cenami a sazbami DPH,

• samostatný registrační formulář pro každý typ vstupenky,

• automatizované e-maily se vstupenkou a vystavenou fakturou,

• tisk jmenovek pro účastníky na místě,

• kontrola nároku na stravu,

• eventová mobilní aplikace s programem, informacemi o přednášejících a možností klást otázky,

• sběr zpětné vazby formou dotazníku,

• automatické odeslání certifikátu o účasti po konferenci.

Naše řešení

1️⃣ Prodej vstupenek a registrace

V systému Inviton jsme pro klienta vytvořili prodejní event se třemi typy vstupenek a samostatným prodejem stravy. Každý typ vstupenky měl:

• vlastní cenu,

• rozdílnou sazbu DPH,

• vlastní registrační formulář se specifickými údaji, které organizátor potřeboval od účastníků získat.

2️⃣ Automatizované e-maily a fakturace

Po úspěšné registraci obdržel každý účastník automatický e-mail v designu klienta, který obsahoval:

• vstupenku s QR kódem,

• fakturu vystavenou jménem klienta za registrační poplatek nebo vstupenku.

3️⃣ Akreditace a tisk jmenovek na místě

Při vstupu na konferenci jsme účastníky odbavili naskenováním QR kódu ze vstupenky. V případě potřeby bylo možné účastníka vyhledat podle jména v tabletu v aplikaci Inviton Promoter a okamžitě mu vytisknout jmenovku s dalším unikátním QR kódem.

4️⃣ Kontrola stravy pomocí QR kódů

QR kód na jmenovce jsme využili při výdeji stravy. Systém automaticky vyhodnotil:

• zda má účastník zakoupený oběd,

• zda si ho v daný den ještě nevyzvedl.
  Tím jsme eliminovali chyby a zajistili přesnou evidenci.

5️⃣ Eventová aplikace pro účastníky

Pro klienta jsme připravili mobilní aplikaci pro iOS a Android, kterou si účastníci mohli stáhnout ještě před konferencí. V aplikaci našli:

• kompletní program konference,

• informace o přednášejících,

• praktické informace o dopravě, parkování a místě konání,

• modul pro pokládání otázek přednášejícím přímo během přednášek.

6️⃣ Dotazník spokojenosti a push notifikace

Po skončení konference organizátor rozeslal všem účastníkům dotazník spokojenosti přímo přes aplikaci. Účastníci byli na dotazník upozorněni push notifikací, což výrazně zvýšilo míru vyplnění.

7️⃣ Certifikáty o účasti

Po konferenci systém automaticky rozeslal všem zúčastněným personalizované certifikáty o účasti, které obsahovaly:

• jméno účastníka,

• jeho pracoviště,

• počet získaných kreditů.

Výsledek

✔️ plynulý prodej vstupenek a bezproblémová fakturace
✔️ rychlá akreditace a přesná kontrola stravy
✔️ aktivní zapojení účastníků díky mobilní aplikaci
✔️ cenná zpětná vazba pro organizátora
✔️ automatizace procesů před, během i po konferenci

➡ Chystáte konferenci a hledáte řešení, které pokryje vše od registrace až po certifikáty?
S Invitonem máte celý event pod kontrolou z jednoho systému.