🎯 Správa partnerů a jejich hostů na velkém festivalu pomocí systému Inviton

Organizátor jednoho z největších slovenských festivalů nás oslovil s výzvou, kterou dobře zná každý, kdo spolupracuje s desítkami až stovkami partnerů:

Jak jednoduše, spolehlivě a bez chaosu spravovat registraci stovek hostů od více než 300 partnerů a dodavatelů – bez nutnosti ruční komunikace a rizika zneužití vstupenek?

✅ ZADÁNÍ KLIENTA

• Potřebujeme, aby každý z partnerů mohl zaregistrovat své vlastní hosty.

• Počet hostů musí být limitovaný – různé počty a typy vstupenek dle partnera (např. 10× basic, 5× VIP, 5× parking).

• Partneři musí mít možnost sami upravovat jména účastníků až do jejich příchodu.

• Na akreditaci potřebujeme přehledný seznam hostů, včetně typu vstupenky a doplňujících údajů z formuláře.

• Cílem je minimalizovat manuální komunikaci, zabránit přeprodeji vstupenek a zachovat plnou kontrolu nad registrací.

🛠️ NAŠE ŘEŠENÍ

V systému inviton.eu jsme pro klienta vytvořili event se samostatnými Guestlisty pro každého partnera.
Každému partnerovi byly přiřazeny konkrétní typy vstupenek (např. Basic, VIP, parking) s nastaveným limitem počtu, na které měl nárok.

Partner obdržel unikátní odkaz na svůj Guestlist – bez nutnosti přihlášení – kde mohl vyplnit údaje svých hostů a přiřadit jim příslušný typ vstupenky.

📌 KLÍČOVÉ VÝHODY

• 🧑‍💼 Organizátor nekomunikuje ručně s 300+ partnery – systém vše řeší automaticky.

• 🔁 Partner si sám spravuje hosty až do okamžiku, kdy projdou akreditací.

• 🔒 Žádné zasílání vstupenek – nulové riziko přeprodeje na inzertních portálech.

• 🧾 Při registraci vidí personál v aplikaci jméno, typ vstupu i doplňující informace.

💡 CO SE STANE, KDYŽ HOST NENÍ NA SEZNAMU?

Pokud dorazí host, kterého personál nenajde v aplikaci Inviton Promoter, není třeba prohledávat e-maily nebo tabulky.
Stačí, aby host kontaktoval odpovědnou osobu partnera, která ho online dopíše do Guestlistu.
Díky online režimu se jméno ihned zobrazí v tabletu na akreditaci a host je okamžitě odbaven.

📲 ZÁVĚR

Systém inviton.eu zautomatizoval proces, který by jinak znamenal stovky e-mailů, excelových tabulek a telefonátů. Partneři měli plnou svobodu ve správě svých hostů a organizátor přitom zachoval kompletní kontrolu nad přístupy a kapacitami.

Ideální řešení pro festivaly, velké akce a B2B eventy s množstvím partnerů.

Chcete podobně efektivně nastavit správu hostů i na vaší akci?
📩 Ozvěte se nám – připravíme řešení na míru.